غالباً برای تعریف مفهومی از تعریف لغوی آغاز می‌کنند. در انواع تعاریفی که از ویرایش موجود است، تعریف لغوی چندان راه به جایی نمی‌برد. برای به‌دست دادن تعریفی که تا حدودی روشن‌کننده باشد می‌توان گفت: ویرایش کتاب یا متن اصلاح متن است برای آماده کردن آن جهت چاپ کتاب یا ارائه متن در بسترهای مختلف.

ویرایش کتاب برای چه متونی واجب است؟

ویراستار به‌نوعی واسطه بین نویسنده و خواننده است. او به‌واسطه تسلط به این فن و سروکار داشتن مدام با متون مختلف و وسواس و دقت بیشتر از دیگران، در درک متون خبره‌تر است و می‌تواند جمله‌ای را که احتمالاً غامض و تا حدی نامفهوم نگاشته شده است، به جمله‌ای روان و خوانا تبدیل کند. پیش از نشر کتاب بهتر است حتماً ویراستار یا کسی که با این فن آشنایی دارد متن را بخواند و اصلاح کند. کلمه اصلاح که بالاتر هم ذکر شد به توضیح بیشتری نیاز دارد.

اصلاح متن تا چه اندازه مجاز است؟

گفتیم که پیش از چاپ کتاب بهتر است متن ویرایش شود. اگر قرار است این کار را شخص نویسنده یا مترجم انجام دهد، طبعاً اندازه تغییرات آن توسط دیگری قابل تجویز نیست. اگر متن را به ویراستار می‌سپاریم، می‌توانیم حدود تغییرات مجاز را برای او تعیین کنیم.

گاهی با تبلیغاتی مواجه می‌شویم که برخی مدعی شده‌اند با مبلغ ناچیزی ویرایش کتاب یا متن را انجام می‌دهند. تعیین میزان حق‌الزحمه ویرایش بدون مشاهده آن و توقع سفارش‌دهنده از ویراستار ممکن نیست. پس اینان چه می‌کنند؟ فارغ از اینکه متن چیست و توقع سفارش‌دهنده چقدر است، فقط یک با نرم‌افزار ویراستیار را روی متن اجرا می‌کنند. پیشتر درباره این نرم‌افزار و نحوه استفاده از آن توضیح داده شده است. هرچند که سپردن متن به چنین کسانی و پرداخت هزینه بابت اجرای ویراستیار توصیه نمی‌شود، این نرم‌افزار سودمند است و بهتر است هر متنی پیش از انتشار یک بار با این نرم‌افزار ویرایش شود.

مراحل دیگر ویرایش که شامل ویرایش فنی،‌ زبانی و علمی است در مطلب دیگری توضیح داده شده است. جز ویرایش علمی که بسیار حساس و تخصصی است، توصیه می‌شود در صورت یافتن ویراستار معتمد، به او آزادی عمل بدهیم تا متن را با دانش و فن خود ویرایش کند و فقط در مواردی که به اصلاحات تخصصی مرتبط است سخت‌گیر باشیم تا بی‌مورد چیزی تغییر نکند که از ارزش متن بکاهد.