آماده‌سازی فایل برای صفحه‌بندی کتاب از اولین مراحل آماده‌سازی پیش از چاپ کتاب است. این امر با تغییر ابعاد فایل شروع می‌شود. در این نوشته چند نکته ابتدایی مهم برای آماده‌سازی فایل کتاب ذکر شده است.

تغییر ابعاد فایل

اولین اقدام برای آماده‌سازی فایل برای صفحه‌بندی کتاب تغییر ابعاد کل فایل است. برنامه ورد به‌صورت پیش‌فرض تمام فایل‌ها را در اندازه لتر (Letter) قرار می‌دهد. این اندازه که چیزی است نزدیک به A4 برای چاپ در سایز رحلی هم مناسب نیست و باید آن را به A4  تغییر داد. برای تغییر ابعاد باید از منوی Layout، روی دکمه Size کلیک کرد و گزینه آخر یعنی More Paper Sizes را انتخاب کرد.با انتخاب این گزینه پنجره زیر ظاهر می‌شود:

از این بخش و در قسمت Paper size می‌توان ابعاد را تغییر داد. ابعاد رایج کتاب در ایران غالباً اینهاست: A4 – A5 – B5. اگر این ابعاد در منوی یادشده در دسترس نبود، می‌توان آن را به‌صورت دستی در بخش زیرین درج کرد. باید توجه داشت که این ابعاد اندازه نهایی کتاب بعد از صحافی و برش نیست و در هر دو شیوه چاپ دیجیتال و چاپ افست و همچنین جلدسازی جلد سخت یا گالینگور به برش نیاز دارد.

تغییر مارجین (Margin) یا حاشیه‌های فایل

از دیگر تنظیماتی که ورد به‌صورت پیش‌فرض اعمال می‌کند، حاشیه یا مارجین است. این تنظیم هم از بخش دیگری از همان منویی که بالاتر تصویر آن درج شد، قابل تغییر است. بعد از انتخاب این بخش اعداد را به تناسب قطع کتاب تغییر می‌دهیم. این ابعاد برای قطع‌های مختلف متفاوت است و در اینجا برای نمونه تنظیمات قطع وزیری قرار می‌گیرد:

صفحات زوج و فردِ متفاوت و فاصله نوشته سرصفحه و پاصفحه از لبه‌ها

آخرین بخش از تنظیمات اولیه فایل برای صفحه‌بندی کتاب تنظیم فاصله نوشته‌های سرصفحه و پاصفحه از لبه‌هاست. این تنظیمات در همان منویی که در تصویر اول نشان داده شد، قابل تغییر است. بهتر است تنظیمات برای کتاب وزیری مطابق تصویر و به همین صورت اعمال شود.

باید توجه داشت که در آخر و بعد از اعمال تمام تغییرات در هر بخش تغییرات روی همه سند اعمال شود. یعنی از بخش Apply to، گزینه Whole document انتخاب شود.

بعد از اعمال تغییراتی که در این نوشته ذکر شد، می‌توان به تغییر فونت و استایل‌بندی و دیگر نکات پرداخت. ‌آنها را در مطالب دیگری توضیح خواهیم داد. پس از اعمال تمام نکات چاپ کتاب ممکن خواهد بود.